Verantwoording interbestuurlijk toezicht
In de jaarstukken wordt een overzicht opgenomen t.b.v. de verantwoording interbestuurlijk toezicht. Het betreft de volgende onderdelen:
• monumentenwet,
• huisvesting statushouders,
• ruimtelijke ordening,
• archieven,
• omgevingsrecht.
Het toezicht is bedoeld voor die gevallen waarin zich risico's of knelpunten kunnen voordoen bij de
uitoefening van een bepaalde taak. Op de verschillende beleidsterreinen is overleg met de provincie als enige toezichthouder. In de jaarrekening wordt het totaaloverzicht gepresenteerd.
Gemeentelijke zelfevaluatie
Onderstaande toezichtinformatie geeft op hoofdlijnen weer of aan de wettelijke vereisten wordt
voldaan.
voldaan aan wettelijke eisen, geen extra aandacht nodig | |
niet volledig voldaan aan wettelijke eisen, extra aandacht nodig | |
niet voldaan aan wettelijke eisen |
De informatie die hieronder is opgenomen betreft de gemeentelijke zelfevaluatie over 2022. Gedeputeerde Staten van Drenthe neemt eind 2022 een besluit.
Monumenten | Rood/Oranje/Groen |
|---|---|
Gemeente heeft bij de vaststelling van nieuwe bestemmingsplannen, of bij vrijstelling op bestaande plannen, aangegeven op welke wijze wordt omgegaan met in geding zijnde cultuurhistorische en archeologische waarden; deze bestemmingsplannen zijn bestuurlijk vastgesteld | |
Gemeente heeft een commissie ingesteld die adviseert over omgevingsvergunningen voor het aanpassen van een beschermd monument en vraagt deskundig advies bij vergunningverlening waarbij cultuurhistorische en/of archeologische waarden aan de orde zijn | |
Binnen de gemeente vindt adequaat toezicht en handhaving plaats op het gebied van monumenten en archeologie; dit is tevens vastgelegd in documenten | |
Is er reden voor extra aandacht? | Nee |
Huisvesting statushouders | Rood/Oranje/Groen |
|---|---|
Gemeente voldoet aan de halfjaarlijkse taakstelling (eerste helft van het jaar) op het gebied van huisvesting van statushouders en heeft geen achterstand of loopt hierop in | |
Gemeente voldoet aan de halfjaarlijkse taakstelling (tweede helft van het jaar) op het gebied van huisvesting van statushouders en heeft geen achterstand of loopt hierop in | |
Is er reden voor extra aandacht? | Nee |
In 2022 In totaal hebben wij, samen met de woningbouwcorporaties en VluchtelingenWerk, 81 statushouders gehuisvest. De provincie, als toezichthoudend orgaan, heeft ons per brief laten weten dat wij in 2022 aan de door de provincie gestelde eisen voldoen, we zijn geëindigd met +3.
Ruimtelijke ordening | Rood/Oranje/Groen |
|---|---|
Gemeente beschikt voor het gehele grondgebied over actuele, bestuurlijk vastgestelde structuurvisie(s) conform de wettelijke vereisten | |
Gemeente beschikt voor het gehele grondgebied over actuele, bestuurlijk vastgestelde bestemmingsplannen conform de wettelijke vereisten | |
Is er reden voor extra aandacht? | Ja |
Er zijn drie kleine hiaten:
- Spier (1989)
- Stukje naast de MFA in Westerbork
- Smilde (2009)
Het college heeft een Routekaart omgevingsplan vastgesteld, om te komen tot een volledig omgevingsplan voor 2030, conform de Omgevingswet. De gemeente is inmiddels begonnen met het uitvoeren van deze routekaart.
Archief 2022 (cruciale thema’s 1 t/m 4) | Rood/Oranje/Groen |
|---|---|
1 - Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem | -KPI 1 Lokale regelingen |
2 - Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht | -KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden |
3 - Zoals analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld | -KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden |
4 - Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende beheeromgevingen | -KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot, onderdeel 3.1 Archiefruimte(n) en applicaties, 3.2 Archiefbewaarplaats en 3.3 E-depot(s) |
Er is een passend verbeterplan voor het informatie- en archiefbeheer | Volgt (bij toelichtend verslag) |
Is er reden voor extra aandacht? | Ja |
Jaarlijks brengen wij op basis van het VNG-instrumentarium ‘Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) gemeentelijke archiefketen’ zelf in beeld of we voldoen aan de archief wettelijke eisen. Wanneer door ons niet aan deze eisen wordt voldaan, dan heeft dat gevolgen voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering én lopen we de kans dat de interbestuurlijk archieftoezichthouder, de provincie, ingrijpt.
De afzonderlijke KPI-resultaten over het verantwoordingsjaar 2022 zijn hierboven samengevat en gegroepeerd per cruciaal thema (1 t/m 4). Halverwege 2023 zal in een toelichtend verslag aan de gemeenteraad meer uitvoerig verslag worden gedaan over deze thema’s en resultaten. Bij het toelichtend verslag zullen dan ook de afzonderlijke KPI-resultaten (waaronder de stand van zaken omtrent de verbetermaatregelen 2022) worden gevoegd en zal worden aangegeven welke verbetermaatregelen in 2023 worden getroffen.
Voor de KPI-resultaten met de grootste risico’s en voor de verbetermaatregelen die in 2021 niet volledig zijn uitgevoerd, zijn voor 2022 (en verder) zestien verbetermaatregelen opgesteld. Deze maatregelen zijn voorzien van een actiehouder, een planning, het benodigde aantal uren en daar waar noodzakelijk van een kostenraming. Vier van de zestien maatregelen waren eind 2022 afgerond, twee maatregelen waren vergevorderd, zeven maatregelen waren eind 2022 nog in uitvoering en met drie maatregelen is niet gestart.
Onze zelfevaluatie over het jaar 2022 kan niet los worden gezien van de nog uit te voeren oude en van de nog te treffen nieuwe verbetermaatregelen. De kleur oranje wil in interbestuurlijk archieftoezichttermen namelijk zeggen: ‘de vastgestelde risicovolle thema’s zijn of worden nog onvoldoende door de getroffen verbetermaatregelen beheerst of er zijn onvoldoende gegevens bekend op de peildatum’ (in ons geval geldt overigens alleen het eerste deel van de kwalificatie: ‘de vastgestelde … beheerst’).
Overigens is de provinciale beoordeling van onze IBT/Archief-verbetermaatregelen in 2022, net als in 2021, als 'goed' beoordeeld. Terecht merkt de provincie op dat het oordeel 'goed' vooral voortkomt uit het feit dat we een scherp zicht hebben op waar het aan schort. Het blijft de komende jaren zaak dat we de uitvoering van onze geplande verbetermaatregelen afronden. Dit betekent concreet dat we niet tot nauwelijks nieuwe verbetermaatregelen gaan toevoegen aan het geheel, maar focus gaan aanbrengen op het uitvoeren van de reeds geprioriteerde verbetermaatregelen.
Omgevingsrecht | Rood/Oranje/Groen |
|---|---|
Gemeente heeft een actueel beleid op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH), inclusief veiligheid, bouwplantoetsing, bodembeleid en een probleem- en risicoanalyse | |
Gemeente heeft een consistent en duidelijk, bestuurlijk vastgesteld jaarprogramma op het gebied van VTH, met voldoende operationele doelen | |
Gemeente heeft een bestuurlijk vastgesteld jaarverslag op het gebied van VTH | |
Uit het jaarverslag blijkt dat doelen en normen op het gebied van VTH zijn behaald volgens de wettelijke vereisten | |
Gemeente heeft een bestuurlijk vastgestelde kwaliteitsverordening op het gebied van VTH | |
Is er reden voor extra aandacht? | Nee |
Fraude en onregelmatigheden
Het college van gemeente Midden Drenthe (hierna: de gemeente) is zich bewust van het inherente risico van fraude dat zij, zowel intern als extern, loopt bij het uitvoeren van haar activiteiten/haar dienstverlening.
Het college heeft een frauderisicoanalyse opgesteld waaruit naar voren kwam dat op enkele onderdelen in de bedrijfsvoering sprake is van een hoger dan normaal risico op non-compliance. Deze risico’s krijgen extra aandacht en daarbij worden/zijn aanvullende interne beheersingsmaatregelen ingevoerd.
Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat gemeente en haar medewerkers op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Daarom heeft gemeente een gedragscode opgesteld en wordt er door nieuwe medewerkers een Ambtseed afgelegd. Het belang van de gedragscode en de naleving wordt periodiek benadrukt en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Er is een vertrouwenspersoon en meldpunt ingesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. De gedragscode is beschikbaar via onze website en wordt (daarmee) ook gedeeld met onze externe relaties.
Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa.
Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen moeten er toe bijdragen dat override of controls wordt gesignaleerd.
De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Gezien de activiteiten van de gemeente heeft informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy en daarmee samenhangende reputatie een hoge prioriteit.
Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern via interne audits, als extern via het ISAE 3402 onderzoek en ISO 27001 audit. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.
Conclusie
Het college is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze de aandacht krijgen.