Bedrijfsvoering

Visie
In de zomer van 2021 heeft het college ingestemd met de uitwerking van de visie, missie en kernwaarden van de organisatie. Dit is nader uitgewerkt  in het document  'Ruimte voor de ambtelijke organisatie'.

Daarin zijn de grote lijnen geschetst en uitgewerkt. Er ligt een mooie en grote ontwikkelopgave voor de komende twee tot vijf jaar. Daarbij gaat het om een duidelijke inhoudelijke koers. En om de daarvoor benodigde middelen. De ambtelijke organisatie heeft deze periode nodig om in de koers vanuit een flinke achterstand weer voorin in het peloton mee te kunnen doen.

Inhoudelijke koers
De visie op de organisatie kent drie inhoudelijke prioriteiten: Dienstverlening, Beleid en Bedrijfsvoering.

Dienstverlening
De organisatie van veel voorkomende vragen en meldingen is verder verbeterd. Daarnaast hebben we geregeld dat we snel reageren als er toch een inwoner tussen wal en schip dreigt terecht te komen.
We hebben actueel dienstverleningsbeleid voorbereid, waarover de gemeenteraad in 2022 een besluit heeft genomen. Bij dat beleid zit een uitvoeringsplan met veel concrete acties. Dan gaat het om een combinatie van technische voorzieningen, processen en houding en gedrag.
De uitvoering van het beleid en het plan vindt in 2022 en verdere jaren plaats.

Beleid
Voor de ontwikkeling van beleid zijn de vraag van de samenleving en de vraag van de bestuurder bepalend voor de beleidsadviseur. We zijn gestart met een ontwikkeltraject voor beleidsadviseurs dat aansluit bij dit uitgangspunt. In 2022 is dit ontwikkeltraject afgerond. We hebben blijvend aandacht voor bestuurlijk-ambtelijke samenwerking en de kwaliteit van beleidsvoorstellen.

Bedrijfsvoering
We hebben grote stappen gezet op het gebied van ICT/informatisering. Er is een nieuw raadsinformatiesysteem, we hebben een eigentijdse versie van Midnet, we zijn overgestapt op Office 365 en we boeken de eerste resultaten met datagedreven werken (vooral in de Jeugdzorg en WMO). Datagedreven werken is behulpzaam om financiën en beleid op tijd en onderbouwd bij te sturen.
Er dienen zich ook nieuwe opgaven aan: cyberaanvallen, beveiliging en privacy zijn thema's die urgent geworden zijn. We oriënteren ons hoe we die opgaven het hoofd kunnen bieden, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten/organisaties.

Daarnaast werken we aan het verder professionaliseren van de juridische ondersteuning (er is een legal audit uitgevoerd), de inkoop, de HR-advisering en de rechtmatigheidsverantwoording. Ook deze ontwikkeling passen in de looptijd van de organisatievisie van een aantal jaren.

We hebben eind 2020/begin 2021 voor het eerst een strategische personeelsplanning uitgevoerd. Daarmee brengen we de gewenste/noodzakelijke bemensing in beeld ten opzichte van de aanwezige/beschikbare bemensing. We doen dat vanuit de positieve grondhouding dat we graag iedereen op de goede plek hebben. In een enkel geval waarin dat niet kan, zetten we andere stappen. Ook deze aanpak gaan we de komende jaren verder ontwikkelen en doorzetten.

In 2021 en 2022 is er ongeveer € 2,3 miljoen besteed aan het oplossen van vraagstukken in de bedrijfsvoering. Deze middelen worden grotendeels ingezet voor dienstverlening, ICT, grip op civiele projecten, basis sterkte van de organisatie en knelpunten. Waarbij knelpunten betrekking hebben vervanging in het geval van uitval door ziekte voortgang van de werkzaamheden tijdens piekdrukte en het uitvoeren van de prioriteiten.
Met behulp van incidenteel geld zijn een flink aantal functies incidenteel ingevuld. Voor het in dienst houden van deze functies is het nodig dat het daarvoor benodigde budget wordt omgezet in structureel beschikbaar budget. De basis sterkte betreft dan ook veelal het omzetten van incidentele functies naar structurele functies waarbij tijdelijke medewerkers vast in dienst komen zodat de basistaken kunnen worden uitgevoerd.

Andere actuele ontwikkelingen in 2022
Taken
Na de Jeugdzorg en de WMO komen er nieuwe taken op de gemeenten af, in de Omgevingswet, het Klimaatbeleid e.d. We hebben gemerkt dat het lastig is om deze taken goed in de organisatie te borgen, omdat de organisatie nog bezig is haar achterstand in te lopen.

Arbeidsmarkt
Ook de arbeidsmarkt speelt hierin een rol: het lukt steeds lastiger om op diverse vacatures de goede kandidaat te vinden. Het ziet er naar uit dat dit vraagstuk de komende periode alleen nog maar toeneemt. Eenvoudige oplossingen zijn er niet: alle gemeenten worstelen met dat zelfde probleem. Het vraag extra wervingskosten en ook extra inzet van de HR-adviseurs. Daardoor is de beleidsontwikkeling op dat terrein vertraagd.

Financiën
Visie 'Ruimte voor de ambtelijke organisatie'
Het college heeft in de visie op de organisatie in de zomer 2021 herkend dat er structureel  een stevige investering nodig is om het basistakenpakket naar behoren uit te voeren. In de begroting 2023 heeft het college aangegeven dat ze streven om 1,5 miljoen euro structureel voor het basistakenpakket te investeren. Daarvan is 1 miljoen budget gerealiseerd.  In de begrotingen van 2023 en volgende jaren heeft uw raad in december 2022 daar middelen voor beschikbaar gesteld.

Gemeentelijke zelfevaluatie
Onderstaande toezichtinformatie geeft op hoofdlijnen weer of aan de wettelijke vereisten wordt
voldaan.

De informatie die hieronder is opgenomen betreft de gemeentelijke zelfevaluatie over 2022. Gedeputeerde Staten van Drenthe neemt eind 2022 een besluit.

In 2021 hadden we te maken met een forse, verhoogde taakstelling (47 + 24 achterstand). Daar kwam in de tweede helft van 2021 een extra opgave in de asielopvang bij waardoor de druk op onze taakstelling nog groter werd. In totaal hebben wij, samen met de woningbouwcorporaties en VluchtelingenWerk, 38 statushouders gehuisvest. De provincie, als toezichthoudend orgaan, heeft ons per brief laten weten dat wij in 2021 aan de door de provincie gestelde eisen voldoen. Er zijn namelijk veel nareizigers aan onze gemeente gekoppeld. Nareizigers komen pas op een later (niet beïnvloedbaar moment) aan in Nederland.

Er zijn drie kleine hiaten:

• Spier (1989)
• Stukje naast de MFA in Westerbork
• Smilde (2009)